外贸函电就是指外贸业务往来的过程中，设计到的一些文字表达的方式，包括信件，电报，电传，传真，email等，反正就是你在跟客户交流的过程中要用到的一些来往形式，说简单点就是用英文写信。

    关于入手，推荐几本书，我上学的时候用的《外经贸英语函电》，上海科学技术文献出版社出版的，一个英文的，一个中文翻译本，英文的是绿色，中翻译本是红色，一共是34.8元，个人觉得还不错，甘鸿编的。其实也可以去书店找找相关的书，都差不多。

    学外贸函电很重要的一点就是要背，很多话日常说是很通顺没有问题的，但是放在业务往来中，就显得不正式或者不礼貌，所以要把书里你认为好的句子背下来，以后写信的时候就很自然的写出来了。

    通俗一点说，外贸函电就是用英文和外国客户交流商务事宜，现在一般都通过email。只要你的书面英语表达不错，又懂得产品知识和商务流程，就可以了。有一些套话可以适当记一下，这些在外贸英文函电的相关书籍里面都可以找到，你也可以到网上查找的。当然有些时候可能会有电话交流，这时候就需要你的听力和口头表达能力了。

    其实只要你做到相关工作，自然会逐渐掌握，比如经常浏览同事以前的商务邮件，熟悉你负责的业务范围。老外赏识的是你处理事务的效率和态度，而不是你的函电有多规范严谨，所以不用刻意钻研，只要积极应对就可以了，加油。 

    外贸函电指整个外贸工作流程中用到的信函\电文\传真\电子邮件等形式的信件。

    学习的方法:

    1)理解外贸流程和基本的理论

    2)背课文

    背的技巧:各种背景下使用的课文就背一课。

    背的目的:即使千篇一律只会写一种文章，也能写得高山流水。

    3)格式:

    统一一种格式,比如,一辈子都用齐头式,永远不会犯低级的错误。

    4)触类旁通:

    多看例文，别人写来的信件，不论用什么态度语气格式，你一目十行就能估计到中心思想，掌握到如何回复。

    以上是我的个人意见,仅供参考。

    写作外贸函电不要求您使用华丽优美的词句。所有您需要做的就是，用简单朴实的语言，准确的表达自己的意思，让对方可以非常清楚的了解您想说什么。围绕这一点，我们总结了几方面的内容，希望对您写作商务信函有借鉴作用。

1.口语化

    每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函里体现感性的一面。然而很多人都有一种误解，以为写作外贸函电就应该用一种特殊的“生意腔”，于是把一封本来应该是热情而友好的外贸函电写得呆板而死气沉沉。他们宁愿写“Your letter has been received”，“Your complaint is being looked into”而不是“I have received your letter”或者“We are looking into your complaint”。其实我们简单的来理解一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗？只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。多用一些简单明了的语句，用我/我们做主语，这样才能让我们的信函读起来热情，友好，就象两个朋友之间的谈话那样简单，自然，人性化。

2.语气语调

    由于您写的外贸函电都是有其目的性的，所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目的。在写之前先不妨仔细考虑一下，您写这封信函是想达到一个什么样的目的，您希望对收信人产生一种怎样的影响呢？是歉意的，劝说性的，还是坚决的，要求性的。这完全可以通过信函中的语气语调来表现。

3.礼貌

    我们这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语比如your kind inquiry, your esteemed order等就可以的。而是要体现一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。如果本着这样的态度去跟别人交流，那么就算您这次拒绝了对方的要求，也不会因此失去这个朋友，不会影响今后合作的机会。特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，请表现一下您的高姿态，您可以据理力争，说明您的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。 还要提醒一点，中国人有句话叫做“过犹不及”。任何事情，一旦过了头，效果反而不好。礼貌过了头，可能会变成阿谀奉承，真诚过了头，也会变成天真幼稚。所以最关键的还是要把握好“度”，才能达到预期的效果。

4.简洁

    就像前面提到的，要用简洁朴实的语言来写信函，让您的外贸函电读起来简单，清楚，容易理解。用常见的单词，避免生僻或者拼写复杂的单词。一个单词可以表达，就不要用词组。多用短句，因为短句更容易理解。少用“and”，“but”，“however”，“consequently”这些让句子变得冗长的连词。在同一封信函里，不要使用多个相同含义的单词。比如，您前面写了“goods have been sent”，那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如“forward”“dispatch”等。因为这样写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义。

    5.回复迅速及时

    给买家的回复，千万要迅速及时。因为买家通常只看最先收到的几封回复，从中去选择合适的供应商。如果您的回复不够及时，就可能因为抢不到先机而失去商机。 6、标题 这一点是特别针对写电子邮件的。也许很多人都没有意识到，事实上，E-mail的标题是很重要的一个部分，您的邮件给对方的第一个印象就是通过标题来完成的。如果标题没有内容，看起来象群发的垃圾邮件的话，很多买家就会直接删除。比如这样的标题“How are you?” ，“Can we work together?”，建议您改成“Proposal: Bright Ideas Imports--Zhejiang Textile’s Partnership Opportunity”或者“Introduction: Our Product Offerings for Bright Ideas Imports.”这样您的邮件会显得更加专业。

    7.精确

    当涉及到数据或者具体的信息时，比如时间，地点，价格，货号等等，尽可能做到精确。这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。

    8.针对性

    请在邮件中写上对方公司的名称，或者在信头直接称呼收件人的名字。这样会让对方知道这封邮件是专门给他的，而不是那种群发的通函，从而表示对此的重视。当然，如果您无法确定收信人的名字，那就在称呼一栏里写“Dear Sirs” or “Dear Sir or Madam”。

    外贸函电也是一门学问，一下子也说不清。建议到一些外贸论坛上面看看前辈们分享的经验。